Datenschutzerklärung

1) Verantwortlicher

Verantwortlicher ist Ismail Yunus Kayan, Energieberatung Kayan, Fritz-Reichle-Ring 2, 78315 Radolfzell am Bodensee, Deutschland, Tel.: +49 163 4770135, E-Mail: info@energieberatung-kayan.de. Diese Datenschutzhinweise beschreiben unsere Website, den regelbasierten Gebäude-Erstcheck, den PDF-Kurzreport und die Bearbeitung von Kontaktanfragen.

2) Website-Bereitstellung und technische Zugriffsdaten

Für Hosting, serverseitige Funktionen und die Auslieferung statischer Inhalte nutzen wir Vercel Inc. Dabei werden technisch erforderliche Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Pfad sowie Browser- und Fehlerinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der zuverlässigen Bereitstellung, Sicherheit und Fehlerbehebung der Website. Für die Inhaltsdaten aus Erstcheck und Kontaktanfragen gelten die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Grundlagen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS. Ohne Tracking bedeutet nicht ohne Datenverarbeitung.

Wir nutzen Vercel Pro auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Die Verarbeitung kann auch außerhalb Deutschlands und der EU einschließlich der USA stattfinden. Für internationale Übermittlungen, die entsprechende Garantien erfordern, sieht die Vereinbarung EU-Standardvertragsklauseln vor. Informationen hierzu: https://vercel.com/legal/dpa . Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesagt. Auskunft zu den für Ihre Daten verwendeten Garantien erhalten Sie bei uns; die Speicherkriterien sind in Abschnitt 7 beschrieben.

3) Eigenständiger Gebäude-Erstcheck und PDF-Kurzreport

Sie können unseren regelbasierten Gebäude-Erstcheck ohne Kontaktanfrage nutzen. Beim Absenden werden Ihre ausgewählten Gebäude- und Situationsangaben sowie freiwillige Freitextangaben an unseren Website-Server bei Vercel übertragen und dort ausgewertet. Dazu gehören je nach Anliegen Gemeinde oder Postleitzahl, Gebäudeart und -alter, Bauteilzustand, Heizungs- und Verbrauchsangaben, geplante Maßnahmen sowie Zeit- und Kostenrahmen. Für die freiwillige grobe Förderorientierung können Angaben zu Eigennutzung, Einkommensgruppe und Haushalt berücksichtigt werden. Namen von Haushaltsmitgliedern und genaue Einkommensnachweise werden hierfür nicht benötigt. Auch Angaben ohne Ihren Namen können personenbezogen sein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die von Ihnen ausdrücklich angeforderte unverbindliche Gebäudeorientierung mit einheitlichen Regeln bereitzustellen. Die Angaben werden hierfür verwendet, nicht für Werbung oder eine Entscheidung über Ihre persönliche oder wirtschaftliche Eignung. Unbekannte oder freiwillige Angaben können Sie auslassen. Bitte übermitteln Sie im Erstcheck keine Gesundheitsdaten, Namen anderer Personen, Kontaktdaten oder genaue Objektadressen. Eine spätere Kontaktanfrage ist davon getrennt.

Das Ergebnis wird an Ihren Browser zurückgegeben. Beim Anfordern des PDF- Kurzreports werden die Eingaben erneut an unseren Website-Server gesendet, regelbasiert ausgewertet und als PDF zurückgegeben. Allein Erstcheck und PDF-Download legen keinen Anfragedatensatz in unserer Kontaktdatenbank und keinen dauerhaften Report in unserer Geschäftsablage an. Technische Zugriffs- und Sicherheitsdaten sind davon zu unterscheiden. Eine heruntergeladene oder gedruckte Kopie verwalten Sie selbst.

Es wird keine generative KI eingesetzt. Die Auswertung ist Orientierung, keine verbindliche Förderzusage oder individuelle Fachberatung. Über Aufträge, Preise und verbindliche fachliche Aussagen entscheiden Menschen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet nicht statt.

4) Kontaktanfragen und private Datenbank

Bei einer abgesendeten Kontaktanfrage verarbeiten wir Ihre Kontakt-, Gebäude- und Anliegenangaben sowie erforderliche Vorgangs- und Zustellinformationen. Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ist für unsere Rückmeldung erforderlich; Ihr Name ist freiwillig. Bei einer gesonderten Anfrage aus dem Erstcheck kommen ausgewählte Gebäudedaten und eine Kurzfassung des Ergebnisses hinzu. Der Datenschutzhinweis im Formular ist keine Werbeeinwilligung.

Anfragen nach Beratung oder einem Angebot zur Vorbereitung eines Vertrags bearbeiten wir im erforderlichen Umfang nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Andere Kontaktanliegen bearbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Ihre Nachricht zu beantworten.

Die private Anfragedatenbank betreibt Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513, als Auftragsverarbeiter. Die primäre Projektregion ist Frankfurt. Die Website selbst wird von Vercel bereitgestellt. Websitebesuch, Erstcheck oder PDF-Download erzeugen für sich keinen Anfragedatensatz in Supabase.

Aus der primären EU-Region folgt keine ausschließlich europäische Verarbeitung aller Support-, Sicherheits- und Betriebsdaten. Für einschlägige internationale Übermittlungen setzt Supabase nach seiner Auftragsverarbeitungsvereinbarung EU-Standardvertragsklauseln ein. Informationen zu den Garantien: https://supabase.com/legal/customer-resources/data-processing-addendum . Auskunft zu den für Ihre Daten verwendeten Garantien erhalten Sie auch bei info@energieberatung-kayan.de.

5) Interne Bearbeitung über Make und Google Sheets

Zur zuverlässigen persönlichen Bearbeitung und zur Vermeidung doppelter Vorgänge übergeben wir ausgewählte Kontakt-, Gebäude-, Leistungs- und Vorgangsangaben über Make an eine private geschäftliche Google-Tabelle. Vorgangskennungen und Zustellstatus ermöglichen die Zuordnung und kontrollierte Wiederzustellung. Der Übergabeweg enthält weder die vollständige Freitextfrage noch den vollständigen Erstcheckreport oder eine PDF-Datei. Die Kennungen dienen dem geschützten internen Betreiberzugang; ein öffentlicher Falllink wird nicht bereitgestellt. Abgeleitete Hinweise zu Anliegen, Dringlichkeit und Priorität unterstützen die Reihenfolge der persönlichen Bearbeitung. Sie bewirken keine automatische Ablehnung, Preisfestsetzung oder verbindliche fachliche Entscheidung. Make und Google Sheets sind hierfür nicht als Analyse- oder Werbeskripte in den Browser unserer Besucher eingebunden.

Make wird von Celonis, Inc., One World Trade Center, 87th Floor, New York, NY 10007, USA bereitgestellt. Für die geschäftliche Google-Tabelle nutzen wir Google Workspace mit Google Cloud EMEA Limited, Irland. Beide Dienste werden auf Grundlage von Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung eingesetzt. Die Bearbeitung der Anfrage folgt den in Abschnitt 4 beschriebenen Grundlagen. Für Zustellzuverlässigkeit und Duplikatvermeidung besteht ergänzend unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesagt. Celonis ist für einschlägige Übermittlungen in die USA dem EU-US Data Privacy Framework angeschlossen; die Make-Vertragsunterlagen sehen ergänzende Transferregelungen vor. Register: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5446 . Bei Google sehen die Workspace-Datenverarbeitungsbedingungen für beschränkte internationale Übermittlungen anwendbare Angemessenheitslösungen oder Standardvertragsklauseln vor. Informationen: https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html . Auskunft zu den jeweils verwendeten Garantien erhalten Sie bei uns.

6) Persönliche E-Mail-Korrespondenz

Für geschäftliche E-Mails nutzen wir IONOS Mail Basic der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, als Auftragsverarbeiter. Verarbeitet werden Nachrichten und gegebenenfalls von Ihnen gesendete Anhänge sowie Absender-, Empfänger- und technische Verbindungsdaten. Zweck und Rechtsgrundlage entsprechen der jeweiligen Anfrage nach Abschnitt 4. Eine Anfrage führt nicht zu automatischer Kundenwerbung. Für die Nutzung des öffentlichen Erstchecks ist keine E-Mail-Kontaktaufnahme erforderlich.

7) Bestätigte zweckgebundene Speicherregel

Nach abschließender Bearbeitung oder Rücknahme einer Anfrage sind nicht mehr erforderliche Anfrage- und Bearbeitungsdaten zur Löschung fällig. Wir bearbeiten diese Fälligkeiten im täglichen Bereinigungslauf. Maßgeblich ist das dokumentierte Ende des Bearbeitungszwecks; eine bloße Statusänderung oder ein Download beendet ihn nicht automatisch. Erforderliche gesetzliche Unterlagen und Daten für konkrete Rechtsansprüche werden getrennt, auf den notwendigen Umfang begrenzt und nach Ablauf ihres jeweiligen Aufbewahrungszwecks gelöscht. Eine pauschale zusätzliche Aufbewahrung sämtlicher Anfrageinhalte für 90 Tage ist nicht vorgesehen. Bestehende Fälle werden einzeln auf ihr dokumentiertes Zweckende geprüft; eine alte Fristanzeige ist keine automatische Löschfreigabe.

Die Bereinigung umfasst eigene aktive Kopien in Datenbank, Geschäftstabelle und zugehörigem Korrespondenzablauf. Erforderliche minimierte Nachweise über den tatsächlichen Löschabschluss werden höchstens 90 Tage aufbewahrt; sie ersetzen keine vollständigen Anfrageinhalte. Noch notwendige technische Nachweise gegen erneute Zustellung oder Wiederherstellung unterliegen ihrem gesonderten Schutz- und Nachweiszweck. Konkrete Aufbewahrungssperren werden begründet und überprüft.

Anbieterprotokolle, Versionsstände und Sicherungen unterliegen gesonderten, zweckgebundenen Aufbewahrungs- und Überschreibungsregeln. Eine Entfernung aus der aktiven Datenbank löscht solche Stände nicht gleichzeitig. Sie werden nicht zur gewöhnlichen Anfragebearbeitung weiterverwendet. Bei einer Wiederherstellung muss die Lösch- und Sperrinformation berücksichtigt werden, bevor Daten wieder genutzt werden. Ausnahmen erlauben keine unbegrenzte vollständige Kundenakte.

8) Geschützter Betreiberzugang und Sicherheit

Nur bei der Anmeldung im internen Betreiberbereich wird das technisch erforderliche Cookie kayan_a_operator verwendet. Es ist auf höchstens acht Stunden begrenzt und wird bei Abmeldung entfernt. Es dient der sicheren Zuordnung einer ausdrücklich angeforderten Anmeldung. Der erforderliche Endgerätezugriff beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; personenbezogene Sicherheitsdaten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zum Schutz der Anfragen und des Zugangs. Die Cookiedauer ist nicht die Speicherdauer sämtlicher Sicherheitsnachweise.

Datenarme An- und Abmeldeprotokolle werden höchstens 30 Tage aufbewahrt; konkrete Sicherheitsvorfälle werden gesondert behandelt. Abgelaufene Betreiber-Sitzungszeilen werden beim nächsten eigenen Kontrolllauf entfernt. Technische Verbindungsdaten werden zudem zur Begrenzung missbräuchlicher Aufrufe verarbeitet. Statistik- und Werbetracking sind im öffentlichen Umfang von Version A ausgeschaltet.

9) Rechte und Datenschutzkontakt

Für Datenschutzanliegen wenden Sie sich an den oben genannten Verantwortlichen. Nach den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen die folgenden Rechte:

• Auskunft, Berichtigung und Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit
• Widerruf einer gesondert erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Widerspruch gegen eine auf berechtigte Interessen gestützte Verarbeitung aus Gründen Ihrer besonderen Situation
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Bei Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Hierfür können Sie uns unter info@energieberatung-kayan.de kontaktieren.

Ergänzende Hinweise zur Online-Anfrage

Die Online-Anfrage verarbeitet die dort angegebenen Kontakt-, Objekt- und Anliegenangaben zur Bearbeitung der Anfrage, zur fachlichen Ersteinschätzung und zur Kontaktaufnahme.

Angenommene Anfragen werden serverseitig an den freigegebenen Lead-Dienst übermittelt. Anbieter, Empfänger, mögliche Übermittlungen und Löschfristen müssen vor Aktivierung in der rechtlich geprüften Fassung konkret benannt sein.